Was verbunden wird
Wohnungen. GuestAI legt für jede Wohnung aus Smoobu ein Objekt an, mit Name, Adresse, Zahl der Gäste, Schlaf- und Badezimmern, Fotos und Ausstattung. Wie viele Objekte gleichzeitig aktiv sind, richtet sich nach deinem Abo.
Buchungen. Buchungen kommen mit Gastname, Zeitraum und Personenzahl. Änderungen und Stornierungen gleicht GuestAI ebenfalls ab. Die Buchung ist die Grundlage dafür, dass die KI weiß, wer schreibt und wann der Gast anreist.
Nachrichten. GuestAI liest die Gästenachrichten aus deinem Smoobu-Postfach. Gespräche mit Gästen von Airbnb und Booking.com laufen über die direkte Portalanbindung von Smoobu und kommen deshalb automatisch mit. Gäste aus Direktbuchungen und von anderen Portalen schreibt Smoobu per E-Mail an, ihre Antworten kommen über deine Smoobu-Adresse mit der Endung @host.smoobu.com zurück ins Postfach. Bei Portalen, die nur per iCal verbunden sind, klappt das nur, wenn du die E-Mail-Adresse des Gastes in der Buchung einträgst. Buchungsanfragen übernimmt Smoobu nicht, die beantwortest du weiter direkt im Portal. Die Antwort der KI schickt GuestAI über Smoobu an den Gast, also auf demselben Weg, auf dem die Frage kam.
Abgleich. Sobald du die Verbindung zum ersten Mal speicherst, holt GuestAI deine Wohnungen und Buchungen. Danach gleicht GuestAI beides alle fünf Minuten ab, neue Nachrichten holt GuestAI im Minutentakt.
Was du in GuestAI ergänzt
Nicht alles, was Gäste fragen, bringt die Anbindung mit. WLAN-Daten, Türcodes und Hausregeln übernimmt GuestAI nicht aus Smoobu. Diese Angaben trägst du in GuestAI als Objektinfos ein. Für Türcodes legst du fest, ab wie vielen Tagen vor der Anreise die KI sie nennen darf.
Einrichtung Schritt für Schritt
- Schlüssel in Smoobu anlegen. Öffne in Smoobu Fortgeschrittene Einstellungen und dann API-Schlüssel. Klicke oben rechts auf Neu erstellen, gib als Label einen Namen wie „GuestAI“ ein und klicke auf Absenden. Im Fenster Token erstellt zeigt Smoobu deinen neuen Schlüssel im Feld Label und darunter das Secret im Feld Verschlüsselung. Kopiere beides sofort, das Secret zeigt Smoobu nur ein einziges Mal an. Schlüssel kannst du nur in einem bezahlten Smoobu-Konto erstellen. Bist du noch in der Testphase, schaltet das Smoobu-Team den Zugang auf Anfrage frei.
- Smoobu in GuestAI öffnen. Geh in GuestAI zu Einstellungen, Schnittstellen und klicke bei Smoobu auf Konfigurieren.
- Daten eintragen. Trag den Schlüssel aus dem Smoobu-Feld Label in das GuestAI-Feld Label ein und das Secret in das Feld Verschlüsselung. Gemeint ist der lange Schlüssel, nicht der Name, den du selbst vergeben hast. Das Feld API Key (bisher) brauchst du dafür nicht, Label und Verschlüsselung reichen. Füll beide Felder aus, mit nur einem lässt GuestAI das Speichern nicht zu.
- Speichern. Klicke auf API-Key speichern. GuestAI prüft die Daten vor dem Speichern direkt bei Smoobu. Lehnt Smoobu sie ab, bleibt alles unverändert und du bekommst eine Meldung. Prüf dann, ob du wirklich den Schlüssel und nicht den selbst vergebenen Namen eingetragen hast. Hast du das Secret nicht mehr, legst du in Smoobu einen neuen Schlüssel an.
- Ersten Abgleich abwarten. Mit dem Speichern startet GuestAI den ersten Abgleich im Hintergrund. Deine Wohnungen und Buchungen erscheinen in der Regel innerhalb weniger Minuten in GuestAI, neue Nachrichten kommen im Minutentakt dazu. Hast du viele Wohnungen, kann der erste Durchlauf etwas länger dauern.
- Objektinfos ergänzen. Prüfe jede Wohnung und ergänze, was Gäste häufig fragen: Anreise, Schlüssel, WLAN, Parken, Hausregeln.
Die Zugangsdaten speichert GuestAI verschlüsselt.
Nach der Einrichtung
Ab jetzt beantwortet die KI Nachrichten, die über Smoobu hereinkommen. Im Posteingang siehst du jede Antwort und kannst die KI für einzelne Chats ausschalten. Was die KI nicht sicher beantworten kann, landet als Rückfrage bei dir.
Deine zeitgesteuerten Nachrichten in Smoobu laufen unverändert weiter. Wie Vorlagen und KI zusammenspielen, steht im Vergleich KI-Antworten oder Nachrichtenvorlagen.